شناسنامه فنی و ملکی ساختمان، به عنوان یک سند معتبر، حاوی اطلاعات مهمی از جمله اطلاعات ثبتی و ملکی، مشخصات فنی ساختمان و اطلاعات مربوط به اشخاص حقیقی و حقوقی مسئول طراحی و نظارت است. این سند از سوی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان بوشهر صادر و به مالک ساختمان ارائه می‌شود. وجود شناسنامه فنی و ملکی، نقش بسیار مهمی در شفافیت و اعتمادسازی در فرآیند ساخت و ساز دارد و برای حفظ حقوق مالکین و ایجاد نظارت دقیق بر فعالیت‌های عمرانی ضروری است.
مراحل اخذ شناسنامه فنی و ملکی، فرآیندی منظم و مشخص دارد که شامل مراحل زیر است:
- تحویل دفترچه اطلاعات و پیش‌نویس شناسنامه فنی و ملکی: مالک یا نماینده قانونی وی باید دفترچه اطلاعات را به طور کامل تکمیل و ارائه نماید.
- انجام مراحل حسابداری و مالی: این مرحله شامل پرداخت هزینه‌ها و انجام محاسبات مالی مربوط به صدور شناسنامه است.
- بازدید از ساختمان: مهندس ناظر به منظور ارزیابی ساختمان از لحاظ کیفیت اجرا و تطابق با استانداردها، بازدیدهای لازم را انجام می‌دهد.
- تهیه، تنظیم و تحویل شناسنامه فنی و ملکی: در این مرحله، شناسنامه فنی و ملکی توسط متصدی مربوطه تهیه و به مالک یا نماینده قانونی وی تحویل داده می‌شود. هر یک از این مراحل، مسئولیت‌های خاصی دارند که باید به دقت و به موقع انجام شوند.
کنترل مراحل تهیه شناسنامه فنی و ملکی، یکی از وظایف کلیدی مسئولان این واحد است و باید به صورت مداوم صورت گیرد. در مواقع خاص و نیاز به تصمیمات فنی، ارائه راهکارهای مناسب و تطابق با ضوابط و مراحل صدور، از وظایف دیگر مسئولین است.
زمانی که نقشه‌های چهارگانه در کمیسیون‌های مربوطه تأیید شوند، اطلاعات آن‌ها وارد سیستم امور قراردادها می‌گردد. این سیستم پس از تکمیل مدارک لازم، شامل چک‌لیست‌ها، فرم تسویه حساب، فیش‌های واریزی و اطلاعات شخصی، مدارک را به واحد صدور شناسنامه فنی و ملکی تحویل می‌دهد. متصدی صدور دفترچه پس از وارد کردن اطلاعات ثبتی ملک و تأیید کارشناس، اقدام به اسکن و ثبت مدارک در اتوماسیون اداری می‌کند و در نهایت، دفترچه اطلاعات را با توضیحات جامع به مالک یا وکیل قانونی او تحویل می‌دهد. مالک با دریافت این دفترچه، نقشه‌های تأییدشده و نامه‌ای جهت اخذ پروانه به شهرداری از متصدی دفترچه اطلاعات دریافت می‌کند. پس از پایان عملیات ساختمان، مالک باید دوباره به سازمان نظام مهندسی مراجعه کند تا شناسنامه فنی و ملکی را دریافت نماید.
در مورد اقدامات اجرایی برای صدور شناسنامه فنی و ملکی، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تشکیل بیش از ۲۰ جلسه کمیته صدور شناسنامه فنی و ملکی با مشارکت سازمان نظام مهندسی، اداره کل راه و شهرسازی، شهرداری بوشهر و شرکت عمران عالیشهر از سال ۱۳۸۶ تاکنون.
- تهیه چارت اجرایی گردش کار از زمان درخواست صدور پروانه توسط مالک تا صدور پایان کار.
- برگزاری جلسات مشترک گروه‌های تخصصی چهارگانه به منظور تنظیم چک‌لیست‌های فنی دفترچه اطلاعات.
- برگزاری پنج جلسه مشترک با بازرسین وزارت راه و شهرسازی در بوشهر و تهران.
- کنترل و بررسی دقیق نقشه‌های پنج‌گانه (شامل سازه، معماری، تاسیسات برقی، تاسیسات مکانیکی و لوله‌کشی گاز).
- نظارت عالیه توسط کمیته نظارت سازمان.
- خرید و نصب تجهیزات لازم مانند کامپیوتر، اسکنر، پرینتر و سایر ابزارهای مورد نیاز.
- تهیه و چاپ دفترچه اطلاعات ساختمان و شناسنامه فنی و ملکی.
- تهیه نرم‌افزار صدور شناسنامه فنی و ملکی.
- صدور شناسنامه فنی و ملکی به صورت دستی و الکترونیکی.
- ارسال اطلاعات الکترونیکی به اداره کل راه و شهرسازی استان و وزارت راه و شهرسازی.
- برگزاری کلاس‌های آموزشی برای مهندسین در خصوص نحوه تکمیل دفترچه‌های اطلاعات و مسائل مربوط به شناسنامه فنی و ملکی.
- پاسخگویی به ارباب‌رجوع و استخدام کارشناسان لازم جهت واحد صدور شناسنامه فنی و ملکی.
بر اساس آئین‌نامه اجرایی ماده ۳۳ قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان مصوب سال ۱۳۸۳ هیأت وزیران، مهندس مجری ذیصلاح ساختمان موظف است اطلاعات عملیات اجرایی را مرحله به مرحله در دفترچه اطلاعات ساختمان وارد نماید و تأییدیه مهندسان را در هر مرحله اخذ کند. پس از تکمیل و تأیید جداول مربوطه، دفترچه باید به دفتر مرکزی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تحویل داده شود.
نکته حائز اهمیت این است که در صورتی که اجرای ساختمان توسط مهندس مجری دارای صلاحیت از سازمان نظام مهندسی انجام نشود، مالک ساختمان باید دفترچه اطلاعات را در مراحل پیشرفت عملیات به ناظران تحویل دهد و تأییدیه‌های لازم را اخذ نماید. در پایان کار، این دفترچه به همراه مدارک مربوطه به سازمان نظام مهندسی تحویل داده می‌شود. در غیر این صورت، تمام مسئولیت‌های حقوقی بر عهده مالک ساختمان خواهد بود.
از اهداف تبلیغاتی و فرهنگی که در سال‌های اخیر به منظور فرهنگ‌سازی در این زمینه صورت گرفته است، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تهیه و چاپ بروشورهای اطلاع‌رسانی برای مالکین.
- تهیه و چاپ بروشورهای توجیهی برای مهندسین.
- نصب بیلبوردهای تبلیغاتی در ارتباط با شناسنامه فنی و ملکی و مقررات ملی ساختمان.
- درج تبلیغات بر روی بدنه اتوبوس‌های واحد خطوط مختلف.
- چاپ بنرها و تراکت‌های تبلیغاتی و نصب آن‌ها در ادارات، فرودگاه‌ها و معابر عمومی.
- درج اطلاعات مربوط به شناسنامه فنی و ملکی در تقویم و سررسید سازمان.
- درج موارد مربوط به شناسنامه فنی و ملکی در خبرنامه و فصلنامه سازمان.
- تهیه و درج مقالات مرتبط با شناسنامه فنی و ملکی در روزنامه‌ها.
- تهیه تیزرهای تبلیغاتی و برنامه‌های فرهنگ‌سازی با همکاری صدا و سیما.
با توجه به اهمیت شناسنامه فنی و ملکی در فرآیند ساخت و ساز، آگاهی از مراحل، الزامات و تأثیرات آن بر مالکین و مهندسان ضروری است. به همین دلیل، آموزش و اطلاع‌رسانی در این زمینه، یکی از اولویت‌های اصلی سازمان‌ها و نهادهای مرتبط محسوب می‌شود.
